Manajemen Kantor.

Manajemen kantor adalah aktivitas mengelola dan membuat keputusan.
Batasan Manajemen Kantor.
1.Jasa
2.Jabatan
3.Gedung kantor
4.Ruang kerja.
5.Biro.

Manajemen kantor sering disebut pula “Administrasi kantor” adalah keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan.
Manajemen kantor dilihat dari segi manajemen merupakan kegiatan :
1.Merencanakan.
2.Mengorganisasikan.
3.Mengarahkan.
4.Mengendalikan.
5.Mengoordinasikan .
6.Mengawasi.
7.Menyempurnakan.
8.Menertipkan ketatausahaan.

Manajemen kantor dilihat dari sudut sasaran adalah segala kegiatan penataan yang ditujuhkan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dalam system perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.
Aktivitas Kantor terbagi atas :
1.Kegiatan komunikasi.
2.Kegiatan kalkulasi.
3.Pengelolaan Warkat.
4.Penyusunan Laporan.
5.Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin.

Di samping itu ada aktivitas tambahan yang juga dianggap penting yaitu :
1.Menulis.
2.Mengarsip.
3.Mencek.

Tujuan Kantor terdiri atas :
1.Penerima Informasi.
2.Pencatatan Informasi.
3.Penyusunan Informasi.
4.Pemberian Informasi.
5.Perawatan Aktiva.

Sifat dasar fungsi kantor adalah :
1.Merupakan Skunder terhadap tujuan pokok usaha (missal, produksi pabrik terjadi sebelum    

    administrasi kantor)
2.Merupakan Komplementer terhadap tujuan pokok usaha (jadi tidak perlu pemabrikan, tidak   

    pembelihan bahan)
3.Kantor merupakan aktivitas pengawasan.

Aspek Manajemen Kantor :
1.Tujuan.
2.Organisasi.
3.Metode.
4.Personalia.
5.Lingkungan.
6.Mesin dan perlengkapan kantor.

Harapan dari menejer kantor adalah :
1.Manajer kantor hendaknya menjadi pengorganisasi.
2.Manajer kantor hendaknya menjadi pemimpin dinamis.
3.Manajer kantor hendaknya mempunyai kemauan dan kemampuan untuk melimpahkan wewenang.
4.Dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan asisten-asisten.
5.Menyisihkan waktu untuk mengembangkan diri.

KEPEMIMPINAN MANAJEMEN
Kepemimpinan alah proses untuk mempengaruhi kegiatan kelompok yang terorganisasi dalam upaya untuk menetapkan dan mencapai tujuan.
Agar pemimpin ini kuat tanggap akan dunia lain maka seorang pemimpin harus mengetahui perubahan-perubahan yang akan terjadi antara lain.
1.Perubahan diri pemimpin.
2.Perubahan masalah.
3.Perubahan tehnik informasi.
4.Perubahan lingkungan
5.Perubahan ruang lingkup
6.Perubahan teknologi.

Tugas pemimpin yang utama adalah :
1.Membuat keputusan.
Keputusan dalam arti umum reaksi atas stimulasi oleh karena itu reaksi hanya berdasarkan gerak hati atau hasil pikiran yang dipertimbangkan. Jadi keputusan itu adalah kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi masa yang akan datang atau yang sedang terjadi.
2.Menetapkan sasaran.
    Sasaran harus ditentukan dengan kokoh, spesifik, berkiblat pada hasil dan mengandung imbalan.
3.Memilih dan mengembangkan petugas.
4.Mengadakan komunikasi.
5.Memberikan motivasi.
6.Pengawasan pelaksana.

Jenis- jenis keputusan.
1.Keputusan teknis (dilakukan oleh petugas, mandor)
    Ruang lingkup terbatas, biasanya untuk kebijaksanaan yang diambil untuk masalah rutin.
2.Keputusan operatif (dilakukan oleh manajer pelaksana)
   Keputusan yang dilakukan berhadapan langsung pada karyawan.
3.Keputusan eksekutif (dilakukan oleh pimpinan pelaksana)
    Lebih bersifat pedoman pelaksanaan yang sifatnya strategis.
4.Keputusan manajerial (dilakukan oleh manajer puncak)
    Keputusan yang bersifat strategi organisasi, rencana induk, kebijkan umum, pola umum tentang sistim   

     kerja.

Peranan bawahan dalam keputusan.
1.Bawahan sebagai penimbang.
2.Bawahan sebagai partisipan.
3.Bawahan sebagai inporman.

Ciri – ciri pokok pemimpin.
1.Pemimpin hendaknya berjiwa seimbang
2.Pemimpin hendaknya mempunyai kemampuan berpikir.
3.pemimpin hendaknya mempunyai tnggapan social.

Asas – asas kerja efektif
1.Rencana
2.Jadwal
3.Pelaksanaan.
4.Pengukuran.
5.Kontraprestasi.

ORGANISASI KANTOR

A. Pengorganisasian Perkantoran.
Ialah menyusun bagaian-bagian kantor sehingga seluruh pekrjaan merupakan sebuah tubuh teritegarasi.
Mengapa organisasi itu perlu :
1.Organisasi mencakup delegasi orang.
2.Organisasi memberikan batasan wewenang untuk melaksanakan tugas.
3.Organisasi memastikan tanggung jawab dari jabatan-jabatan perseorangan.
4.Organisasi mempengaruhi koordinasi.
5.Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan moral pekerja.

   Untuk mengorganisasikan diperlukan prinsip-prinsip organisasi yang baik antara lain :
1.Garis wewenang hendaknya nyata.
2.Tidak ada wewenang yang tidak dipertanggung jawabkan dan tidak ada tanggung jawab yang tidak

    berdasarkan wewenang.
3.Jangkauan pengawasan harus tepat dengan kemampuan.
4.Wewenang dan tanggung jawab harus dipastikan dan tidak dibatasi.
5.Hirarki manajemen yang terlalu panjang akan mengundang birokratisme.
6.Pemeliharaan garis komunikasi baik vertikat maupun horizontal.
7.Spesialisasi yang tepat harus dimanfaatkan.
8.Desentralisasi sejauh mungkin dari pengawasan.


B. Kantor Sebagai Koordinator.
Kantor adalah keseluruhan ruang yang menjadi tempat melangsungkan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan manajemen atau tugas pimpinan lainnya dalam sebuah organisasi.
Kantor berhubungan dengan manajemen informasi dan perawatan aktiva, pemerosesan informasi dalam kantor itu dapat dikelompokkan ke dalam bagaian- bagian sebagai berikut :
1.Penghisaban hasil pelaksanaan.
2.Pemeliharaan catatan oleh sistim akuntansi dan arsip.
3.Komunikasi tulisan dan tulisan.
4.Sistimatika dan penurunan biaya melalui analisa sistim dan analisa prosedur.

 Hakekat kantor sebagai berikut :
1.Kantor sebagai pusat syaraf administrasi dan perencanaan kegiatan.
2.Kantor sebagai perantara.
3.Kantor sebagai tempat penyelesaian persoalan.
4.Kantor sebagai koordinator.
5.kantor sebagai penghubung dengan masyarakat.

C. Pengelolaan Kantor.
Ada sembilan bidang yang perlu di kelola oleh organisasi kantor ialah :
1.Kebijakan personalia kantor.
2.Perencanaan metode dan pelaksanaan kantor
3.Tehnik dan pekerjaan rutin kantor.
4.Lokasi, tatalahan dan tataruang kantor.
5.Penyediaan bahan, alat tulis, perlengkapan, perabot, perkakas dan mesin kantor.
6.Perencanaan, penyelenggaraan dan pengawasan warkat.
7.Sistim komunikasi.
8.Koleksi dan pengawasan biaya kantor.
9.Kebijakan dan pengawasan eksekutif kantor.